ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING
Informatie over uw privacy
De KMSV wil zorgvuldig omgaan met uw privacy. Daarom willen we u duidelijk aangeven welke gegevens de KMSV verwerkt in een Excel bestand dat in beheer is bij de ledenadministrateur. Van elk van de persoonsgegevens wordt uitgelegd waarom de KMSV deze verwerkt. Indien u het met de verwerking van een of meer gegevens niet eens bent, geeft u dat dan duidelijk bij de secretaris of de ledenadministrateur aan.
| Koninklijke Militaire Schermvereniging | p/a Lijndonk 60, 4907 XE Oosterhout
secretaris@kmsv.nl www.kmsv.nl |
||
| Gegeven | Reden van verwerking | Verstrekt aan | Bewaartermijn |
| Naam | De KMSV wil inzicht in wie haar leden zijn. Daarvoor is het belangrijk over de naam van een lid te beschikken. Dit is een identificerend kenmerk van een lid dat in het kader van de communicatie met het lid maar ook het doorgeven van de naam aan de KNAS, noodzakelijk is. De naam wordt ook gebruikt ter vermelding in het secretarieel jaarverslag, het jaarverslag TC of de Redoublement voor zover deze naam verbonden in met een bijzondere activiteit van de vereniging zoals behaalde schermresultaten en betrokkenheid bij activiteiten van de vereniging. De naam wordt ook gebruikt in het kader van advisering over deelname aan schermactiviteiten. De naam wordt ook doorgegeven aan de KNAS wegens de verplichting tot lidmaatschap van de KNAS voor zover het lid via de KMSV KNAS-lid is. Na beëindiging van het lidmaatschap wordt de naam in het archief van de KMSV opgeslagen ten behoeve van de geschiedschrijving. | Bestuursleden en KNAS | Gedurende lidmaatschap en daarna in het archief (ordner). |
| Adres | Het adres is van belang met het oog op de vindbaarheid van leden. In voorkomend geval worden leden per post over zaken de vereniging aangaande geïnformeerd. Denk hierbij aan de Redoublement. Het wordt ook gebruikt voor relatiebeheer zoals het versturen van kaarten. Het adres wordt ook doorgegeven aan de KNAS wegens de verplichting tot lidmaatschap van de KNAS. Na beëindiging van het lidmaatschap wordt de naam in het archief van de KMSV opgeslagen ten behoeve van de geschiedschrijving. | Bestuursleden en KNAS | Gedurende lidmaatschap en daarna in het archief (ordner). |
| Geboortedatum | De geboortedatum wordt gebruikt voor de indeling in de juiste leeftijdscategorie voor wedstrijden. Ook binnen de eigen vereniging zijn er wedstrijden waarbij rekening wordt gehouden met de leeftijd (bv. veteranentoernooi). Gelet op de kleine omvang van de vereniging wordt de geboortedatum ook gebruikt voor relatiebeheer. Indien het lid via de KMSV lid is van de KNAS wordt de geboortedatum ook doorgegeven aan de KNAS. | Bestuursleden en KNAS | Gedurende lidmaatschap |
| Geslacht | Schermwedstrijden zijn in beginsel tussen mannen en vrouwen gescheiden. Dat dit niet altijd consequent wordt doorgevoerd heeft – ook landelijk gezien – ermee te maken dat schermers graag veel willen schermen. Bij de KMSV wordt soms gemixt geschermd. | Bestuursleden en KNAS | Gedurende lidmaatschap |
| Telefoon | Voor het organiseren van activiteiten (wedstrijden) kan een snel contact nodig zijn. Het vergroot de communicatiemogelijkheden met als gevolg dat het bestuur sneller de leden die het aangaat kan benaderen. | Bestuursleden en KNAS | Gedurende lidmaatschap |
| Mobiel | Voor het organiseren van activiteiten (wedstrijden) kan een snel contact nodig zijn. Het vergroot de communicatiemogelijkheden met als gevolg dat het bestuur sneller de leden die het aangaat kan benaderen. Dit is van belang voor het faciliteren van de leden. Het kunnen versturen van een sms of app verhoogt adequaat optreden van het bestuur. | Bestuursleden en KNAS | Gedurende lidmaatschap |
| KNAS lidmaatschap | Elke vereniging is verplicht aangesloten bij de overkoepelende bond, de KNAS (www.KNAS.nl). Elke schermer krijgt een KNAS lidmaatschapsnummer dat o.a. getoond of gemeld moet worden op KNAS wedstrijden. | Bestuursleden en wedstrijdsecretariaten | Gedurende lidmaatschap |
| KNAS via welke vereniging | Een schermer is van één vereniging lid via de KNAS. Ofwel, via één vereniging wordt het verplichte lidmaatschapsgeld voor de KNAS geïnd en doorbetaald aan de KNAS. De KMSV is ervoor verantwoordelijk te controleren dat een schermer lid is van een vereniging middels welke het lid ook is aangesloten bij de KNAS. | Bestuursleden en KNAS | Gedurende lidmaatschap |
| E-mailadres | De KMSV informeert de leden graag adequaat over activiteiten en ontwikkelingen. Gelet op het brede bereik is de email daartoe het meest geschikt. De secretaris beheert een emailbestand van leden dat door middel van de bcc wordt ingezet voor mailings. De leden worden op deze wijze maximaal en snel gefaciliteerd. | Bestuursleden en KNAS | Gedurende lidmaatschap |
| Datum lidmaatschap | De datum van het lidmaatschap geeft aan hoe lang iemand van de vereniging lid is. Dit gegeven wordt gebruikt bij het aanwijzen als deelnemer van een equipe, voor ervaringsdoeleinden of voor relatiebeheer (bv versturen kaarten, speldenbeleid). | Bestuursleden | Gedurende lidmaatschap |
| Leeftijdscategorie | Voor de indeling bij de juiste wedstrijden is de leeftijd van de deelnemer van belang. | Bestuursleden en KNAS | Gedurende lidmaatschap |
| Deelname aan toernooien | Met het oog op het opstellen van het jaarverslag wordt bijgehouden wie aan welke toernooien meedoen en welk resultaat is behaald. | Bestuursleden en KNAS | Gedurende lidmaatschap |
| Bankrekeningnummer | Voor het innen van de contributie voor de vereniging. | Penningmeester | Gedurende lidmaatschap en zolang schulden open staan |
| Bestuursfunctie | Met het oog op de uitoefening van formele bevoegdheden en aansprakelijkheden is het belangrijk dat de leden weten wie in het bestuur zitten. Dit is kenbaar gemaakt op de website en in de Redoublement. | Bestuursleden en KNAS. Op website voor publiek | Gedurende de uitoefening van de bestuursfunctie |
| Beeldmateriaal | De KMSV wil graag naar buiten toe kenbaar maken welke activiteiten de vereniging onderneemt en potentiële leden inzicht geven in de cultuur binnen de vereniging door het publiceren van beeldmateriaal op de website. Ook past het binnen de cultuur van de vereniging andere leden te berichten van al dan niet ingrijpende gebeurtenissen die de KMSV betreffen. | Op website: publiek | Totdat actueler materiaal beschikbaar is |
| Bijzondere leden/ externen | De KMSV wil naar buiten toe kenbaar maken welke leden een bijzondere functie vervullen in de vereniging. Deze bijzonderheden karakteriseren mede de vereniging. | Op website: publiek | Gedurende de tijd dat bijzonderheid duurt |
De bovenstaande gegevens zijn nodig om met inachtneming van het karakter van de KMSV op adequate wijze uiting te kunnen geven aan de doelstellingen van de vereniging.
Uw rechten
Zoals hierboven gezegd kunt u altijd uw toestemming voor de verwerking van de gegevens intrekken door middel van het zenden van een email aan de secretaris.
- U kunt altijd per email (secretaris@kmsv.nl) vragen welke gegevens over u zijn verwerkt. U krijgt dan binnen een maand te horen om welke gegevens het gaat.
- U heeft recht op correctie van de gegevens die niet kloppen.
- U kunt ook om verwijdering van uw gegevens vragen. U kunt bijvoorbeeld uw gegevens laten verwijderen als u denkt dat de vereniging deze gegevens niet meer nodig heeft om de taken goed te kunnen uitoefenen.
- U heeft ook recht op beperking van het verwerken van uw gegevens. Dit betekent dat de verwerking even wordt stilgelegd bijvoorbeeld om te controleren of een bepaald gegeven juist is.
- U kunt altijd digitaal de beschikking krijgen over de gegevens die over u worden verwerkt. In het overzicht hierboven ziet u welke gegevens worden verwerkt.
- U kunt te allen tijde een klacht over de verwerking van uw gegevens indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.
- U heeft er recht op van de vereniging een overzicht te krijgen van de persoonsgegevens die over u worden verwerkt om deze dan over te dragen aan een andere organisatie.
Richt uw vragen en verzoeken aan secretaris@kmsv.nl. U krijgt dan zo snel mogelijk antwoord.